O texto em questão, traz a importância de um plano de classificação e deixa claro a importância do plano de classificação. O mesmo, faz com que a gestão da informação seja mais eficiente e
eficaz para o usuário. Porém, ao criar o plano, deve-se considerar sempre o
critério funcional da empresa/instituição, pois como foi falado nas respostas
dos colegas na atividade: "Ciranda Cirandinha do dia 19 de outubro, “cada instituição
apresenta uma estrutura orgânica impar”.
O texto é um comparativo
do plano de classificação para a administração local em construção em Portugal
e a classificação de fundos dos Arquivos Municipais de Madrid, onde o modelo de
classificação de Portugal defende uma
nova abordagem arquivística, que segundo o autor “cruza as funções com os
processos de negócio”, já o de Madrid não considerou a existência da função.
As perguntas feitas
pelos colegas e consideradas por este grupo como importantes foram as vantagens do Plano de Classificação
apresentar uma codificação que reflete a estrutura hierárquica de classes e os
objetivos dessa classificação, onde segundo o texto em questão (Guardado), a
classificação dividida em três níveis facilita manter o plano de acordo com as
mudanças do órgãos e a prolongá-lo por mais tempo, já que as atividades-fim da
instituição não se alteram. Como é necessário um plano de classificação comum
aos diversos organismos da administração pública, central, regional ou local, o
objetivo da classificação é o de identificar e agrupar os documentos e a
informação de âmbito arquivístico em classes e/ou categorias de acordo com a
estrutura funcional.
